Bruno Wildhaber

Geschäftskorrespondenz – Aufbewahrungspflicht?

Seit dem 1.1.2013 gilt im Schweizerischen Handelsrecht der Grundsatz, dass die Geschäftskorrespondenz nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist. Was bedeutet dies für die Unternehmen? Welche Fälle betrachten Sie als grenzwertig und wo besteht Erklärungsbedarf?

Gemäss OR gelten die folgenden Aufbewahrungsregeln:

Aufbewahrungspflicht von „Daten“ nach CH-Recht 2013
Konstellation K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8 K9 K10 K11 K12 K13 K14 K15 K16
Daten sind bestimmt und geeignet eine rechtlich bedeutende Tatsache zu beweisen (=Urkunde)? J J J J N N N N J N J N N J N J
Haben die Daten eine Buchung ausgelöst? J J J N N N N J J N N J n J J N
Können sie für den Nachweis einer Buchung/Tatsache dienen? J J N N N N J J N J J N J N J N
Kann die Buchung/Tatsache nur damit nachvollzogen werden? J N N N N J J J N J N J N J N J
Müssen diese Daten archiviert werden?
JA, müssen in beliebiger Form archiviert werden X X X X X X X X X X
JA, müssen in Papierform archiviert werden
NEIN, müssen nicht archiviert werden X
JA, Archivierung kann aber durch einen Risk-Management Entscheid abgelehnt werden X X X
NEIN, Archivierung kann aber durch einen Risk-Management Entscheid befürwortet werden X X
Spezialfall OR 958f Abs. 2
Geschäftsbericht oder Revisionsbericht? J J J J J J J J J J J J J J J J
Muss unterzeichnet und in Papierform archiviert werden X X X X X X X X X X X X X X X X

Anleitung:  Spalte identifizieren, die zur konkreten Dokumentenklasse, bzw. Frage passt.
Beispiel: K7 sind Akten/Daten/Dokumente die keinen unmittelbaren Urkundencharakter haben, keine Buchung ausgelöst haben aber für den Nachweis einer Buchung notwendig sind. Damit müssen diese Daten archiviert werden, wobei es keine Formvorschrift gibt. Folglich erfolgt die Archivierung normalerweise elektronisch.
Diese Angaben müssen in die Taxonomie (Struktur der Unternehmensdaten) übernommen werden.

 

Dies ist die gesetzliche Betrachtung nach OR. Damit nicht abgedeckt sind spezialgesetzliche Anforderungen sowie Überlegungen zum Risk Management. Gerade im Zusammenhang mit der Geschäftskorrespondenz müssen Überlegungen angestellt werden, die schlussendlich in die Taxonomie (funktionale Klassifikation) oder Liste der Aufbewahrungsobjekte einfliessen.

Eine LANGFRISTIGE Aufbewahrung (Archivierung) der Geschäftskorrespondenz ist in folgenden Fällen angezeigt:

  • Hohe Risikoexposition auf Grund der Erfahrung mit Projekt/Produkt/Kunden/Behörden etc.
  • Geforderte lückenlose Dossierbildung auf Grund spezialgesetzlicher Vorschrift (z.B. bei Risikoanalysen oder Konformitätsnachweisen)
  • Kommunikation exponierter Verantwortungsträger (VR, GL)

Es ist zwingend, diese Kriterien für die eigene Organisation festzulegen und nach einheitlichen Massstäben umzusetzen.  Vor simplen Lösungsansätzen (z.B. flächendeckender E-Mail Archivierung) wird ausdrücklich abgeraten!

 

 

 

 

 

2. Februar 2015

Update: Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz?

Geschäftskorrespondenz – Aufbewahrungspflicht? Seit dem 1.1.2013 gilt im Schweizerischen Handelsrecht der Grundsatz, dass die Geschäftskorrespondenz nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist. Was bedeutet dies für die Unternehmen? Welche Fälle […]