Bruno Wildhaber

Es gibt für Unternehmen in der Schweiz keine rechtliche Verpflichtung, Rechnungen (oder andere Belege) in physischer Form (Papier) aufzubewahren (sofern sie in nicht speziell regulierten Branchen tätig sind):

  • Seit 2002 wurde der Elektronische Geschäftsverkehr und die elektronische Datenhaltung in der Schweiz flächendeckend gefördert und in fast allen Rechtsbereichen ermöglicht, das gilt auch für die Rechnungsverarbeitung.
  • Die zentralen Grundlagen finden sich im Handelsrecht (OR). Die Ausführungsbestimmungen und der Anforderungskatalog sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) enthalten.
  • Das Einscannen von Rechnungen und das Führen sowie Aufbewahren in elektronischer Form ist in der Schweiz zulässig, sofern die Grundsätze der Ordnungsmässigkeit eingehalten werden. Gleiches gilt für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, wobei hier zusätzliche Anforderungen an die Beweissicherung gelten.
  • Das Schweizerische Recht unterscheidet NICHT zwischen Führung und Aufbewahrung, wenn es um die Ordnungsmässigkeit geht. Der ganze Daten-Lebenszyklus (Life Cycle) muss kontrolliert werden. Es gibt aber für die Aufbewahrung (Archivierung) zusätzliche Anforderungen.
  • Für die Beurteilung der Ordnungsmässigkeit und der Beweiskraft eingescannter Rechnungen kommt somit auch nach den Vorschriften der Mehrwertsteuer direkt die GeBüV zur Anwendung. Eingescannte Rechnungen (wie auch alle anderen Belege) genügen den gesetzlichen Anforderungen insbesondere dann, wenn die Ordnungsmässigkeitsvoraussetzungen gemäss GeBüV erfüllt sind.
  • Eine Speicherung von elektronischen Rechnungen  in einem ERP-System oder in einer Datenbank ohne zusätzliche Absicherung in einem Archiv ist grundsätzlich unzulässig und nicht gesetzeskonform.
  • Die Dokumentation (Verfahren) ist für den Anwender/Betreiber der Schlüssel zum Nachweis der Gesetzeskonformität.
  • Die Anforderungen und die Praxis zur GeBüV gelten damit auch für die Beweisführung im Zivilprozess.
  • Das KRM prüft die Gesetzeskonformität der Rechnungsverarbeitung und erstellt Zertifikate für Anbieter wie auch Anwender von solchen Produkten und Systemen.

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16. Februar 2017

Wieso in der Schweiz keine Papierrechnungen aufbewahrt werden müssen

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