E-Mail Archivierung: Pflicht oder Kür?

Dritter Teil: Wurde Hillary Clinton wegen der E-Mail-Affäre nicht zur Präsidentin gewählt?

Alle reiben sich verwundert die Augen. Donald Trump wurde gewählt und wird damit der 45. Präsident der Vereinigten Staaten. Es war ein demokratischer Entscheid und diesen gilt es zu respektieren. Mit Trump zieht ein politisches Greenhorn ins Weisse Haus, einer der reichsten Männer der USA. So reich, dass er gar auf den jährlichen präsidialen Lohn in der Höhe von 400‘000 Dollar verzichtet. Viel spannender als die Frage warum Trump gewählt wurde, ist die Frage warum Clinton nicht gewählt wurde. Es besteht kein Zweifel, dass Hillary Clinton eine äusserst intelligente Frau ist und politisch über sehr viel Erfahrung verfügt. Ihre Rede nach der verlorenen Wahl im Luxushotel Peninsula war brillant. Interessant war auch anzusehen, wie sich Bill Clinton während der Rede verhielt (ich glaube am traurigsten von allen war Bill, weil er nicht noch einmal ins Weisse Haus ziehen konnte…).

Ausschlaggebend für den Misserfolg war wohl das generelle Misstrauen der Wähler gegenüber dem politischen Establishment, vertreten durch die beiden Clintons. Die Clintons haben immer wieder die Wahrheit zurecht gebogen oder schlicht und ergreifend auch schon gelogen (Bill Clinton: „I did not have sexual relations with that woman…“). Hillary Clinton hatte einen guten Wahlkampf, aber die E-Mail-Affäre haben ihr viele demokratischen Wähler nicht verziehen. Donald Trump hatte gar während dem Wahlkampf damit gedroht, Hillary Clinton wegen der E-Mail Affäre ins Gefängnis zu werfen. Natürlich ist das nur politisches Säbelrasseln im Wahlkampf denn die Clintons standen bei Trumps Hochzeit auf der Gästeliste…

Was war der Auslöser? Hillary Clinton nutzte während ihrer Amtszeit als Aussenministerin unter Präsident Barak Obama systematisch die private E-Mail Infrastruktur der Familie Clinton für ihre Amtsgeschäfte. Eine amtliche E-Mail Adresse hatte sie während ihrer Zeit als Aussenministerin nicht besessen. Das wichtigste gleich vorweg: Clinton hatte zu dem Zeitpunkt nicht gegen geltendes Recht oder Reglemente verstossen! Die damals gültigen Regeln verboten es nicht, eine private E-Mail Adresse während der Amtszeit zu nutzen. Mit dem amerikanischen „Freedom of Information Act“ (FOIA) ist dies aber nicht wirklich vereinbar. Der FOIA gibt jedem das Recht, Zugang zu Dokumenten von staatlichen Behörden zu verlangen. Darum musste Hillary Clinton ihre amtliche Korrespondenz nachträglich an das Aussenministerium übergeben; total mehr als 50‘000 E-Mails. Ob das die ganze amtliche Korrespondenz abdeckt, kann niemand mehr nachvollziehen. Jason Baron, der frühere Direktor für Litigations bei der NARA (National Archives and Records Administration), hat denn auch öffentlich angezweifelt, dass alle relevanten E-Mails abgeliefert wurden (obwohl auch er natürlich nur vermuten kann, was wirklich geschehen ist).

Dieses Beispiel zeigt eindrücklich, dass Regeln für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails zwingend notwendig sind. Die E-Mail Regeln des amerikanischen Aussenministeriums waren keinesfalls zweckmässig und dies wurde verschiedentlich auch durch Fachleute kritisiert. Es gibt keinen einzigen triftigen Grund, warum ein Amtsträger nicht eine amtliche E-Mail Adresse für seine Geschäfte nutzen muss.

Auch in jedem Unternehmen muss es klare Regeln für die Nutzung der firmeneigenen E-Mail Infrastruktur geben. Ein besonders grosses Problem ist die Trennung zwischen geschäftlicher und privater Korrespondenz. Vor 12 Jahren war es noch zweckmässig, und auch im Sinne des Komforts für die Mitarbeiter, die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail Adresse zu dulden. Jeder Mitarbeiter verfügt heute mindestens über ein privates Smartphone. Damit gibt es keinen Grund mehr, die geschäftliche E-Mail Adresse für Privates zu nutzen. Entsprechende Weisungen müssen sofort angepasst werden, damit nur noch geschäftliche E-Mails auf der firmeneigenen Infrastruktur gespeichert werden. Auch ist immer wieder anzutreffen, dass E-Mails flächendeckend in ein spezialisiertes E-Mail-Archiv verschoben und dort 10 Jahre aufbewahrt werden. Vielfach ohne einen Plan, wie denn die E-Mails nach Ablauf der 10 Jahre gelöscht werden. Gibt es dann auch noch ein paar Litigation Holds (Vernichtungsstopp auf Grund eines Verfahrens) auf E-Mails, ist das Chaos perfekt. Die vermeintlich einfache, meist technisch getriebene, E-Mail-Archivierungs-Lösung wird zum Bumerang und verletzt so ziemlich jeden Grundsatz des Datenschutzes (es grüsst die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung!).

Lesen Sie im nächsten Blog zum Thema E-Mail-Archivierung: Einsatzstrategien und Regeln für ein E-Mail Archiv.

Daniel Spichty