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E-Mail Management – Incidents mit teuren Konsequenzen

Eine neue Studie weist nach: Unternehmen, die das Management und die Steuerung ihrer e-Mails nicht beherrschen müssen mit teuren Konsequenzen rechnen. Zwei Beispiele aus der Praxis: Scottrade erhielt 2015 eine Busse von $2.6 Millionen  weil es für einen Audit wichtige Mails nicht aufbringen konnte.  Barclays litt 2013 unter einem Gerichtsfall ($3.75 Millionen)  nachdem es die Bank nachweislich über 10 Jahre versäumt hatte e-Mails und instant Messages rechtskonform aufzubewahren.

Das KRM hat im Praxisleitfaden Information Governance auf die Risiken hingewiesen, wenn e-Mail Systeme als längerfristige Ablagen missbraucht werden. Dies tun sie leider allzu oft – und wegen fehlender Metadaten finden die Nutzer kaum noch was brauchbares. E-Mail Systeme sollten Records Management Funktionen bieten (Leitfaden S. 182).

weitere Infos:

CIO Insight: How Missing Emails Can Cost Companies Millions

Software companies harmon.ie and Gimmal conducted the survey, „When the Last Mile of Information Governance Goes Horribly Wrong: the Risks of Failing to Treat Email as a Record.“

 


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