Wie bereits im Newsletter vom September kurz angetönt, ist die ungebremste Speicherung von Daten ohne entsprechende Strategie in vielen Unternehmen immer noch Tatsache. Wir haben am letzten Montag, 24. Oktober einen gut besuchten Beertalk zum Thema Data Cleanup durchgeführt. Man kann davon ausgehen, dass bis 80 % aller Daten im Unternehmen entweder veraltet oder nicht mehr aktuell, ja unter Umständen sogar gefährlich sind und sowohl deren Herkunft wie auch Qualität zumindest unklar ist. Das KRM bietet ab sofort einen Service für den Data Cleanup an. Der Data Cleanup Service vom KRM kümmert sich um die Datenbestände in Unternehmen und sorgt dafür, dass die IT Gesamtkosten reduziert und die Risiken minimiert werden.  Alle Daten haben immer ein Ablaufdatum, auch wenn dieses oft unbestimmt in der Zukunft liegt (basierend auf einem vordefinierten „event based trigger“). Das  Life-Cycle-Management für die Daten sorgt dafür, dass ein Ablaufdatum bei der Entstehung der Daten definiert ist und damit am Ende der Lebenszeit die abgelaufenen Daten so automatisiert wie möglich gelöscht werden können. Denn: Nur wer Daten löschen kann, beherrscht sie!

Daniel Spichty betreut beim KRM Kunden, die mit der Datenüberflutung konfrontiert sind und Auswege suchen. Zum Data Cleanup meint er: „Die «Alles für immer speichern»-Mentalität (1) ist keine Option mehr für Unternehmen, es braucht einen Kulturwandel! Die wahren Kosten für den Unterhalt und dem Umgang mit den Datenbergen sind versteckt und riesig. Während die harten Kosten für die IT Speicherinfrastruktur weitgehend bekannt sind, sind die weichen Kosten insbesondere im Bereich vom Compliance und Gesetzteskonformität (z.B. E-Discovery, Datenschutz) unbekannt. Unser Data Cleanup zeigt die Gesamtkosten der Daten, implementiert ein Life-Cycle-Management für die Daten (mit entsprechenden Policies) und räumt alte Datenbestände auf. Wir sehen immer wieder, dass nicht einmal für Archivsysteme die Vernichtung der Daten automatisiert passieren kann. Dies wohlgemerkt für Systeme, bei denen die Aufbewahrungsfrist von zentraler Bedeutung ist und Vernichtung auf Knopfdruck möglich sein müsste. Dies ist erschreckend! Eine automatisierte Löschung von abgelaufenen Daten ausserhalb der Archive (Netzwerklaufwerke, SharePoint Ablagen, E-Mail Ablagen) ist dann völlig inexistent. Unser Data Cleanup Service sorgt dafür, dass nicht mehr benötigte Daten so automatisiert wie möglich und rechtlich abgesichert gelöscht werden können. Das spart Kosten und macht die Unternehmen fit für die digitale Transformation.“

Mehr zum Data Cleanup Service auf der Website des KRM: http://informationgovernance.ch/angebote/cleanup/

(1) „nearly 80% of respondents cite a keep everything culture as a key impediment to implementation (of a records mgmt program)“, AIIM-Cohasset: 2013 | 2014 INFORMATION GOVERNANCE BENCHMARKING SURVEY, p.8