E-Mail Archivierung: Pflicht oder Kür?

Zweiter Teil: Gründe für eine E-Mail Archivierung

Das wichtigste gleich vorweg. Mit den seit dem 1.1.2013 geltenden Aufbewahrungsvorschriften des Schweizerischen Handelsrechts gibt es in der Schweiz keine rechtlichen Anforderungen mehr für die generelle Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz! Die Geschäftskorrespondenz ist also aus dem Aufbewahrungskatalog verschwunden. Damit entfällt auch die generelle gesetzliche Pflicht der E-Mail Archivierung, sofern es sich um Geschäftskorrespondenz ohne Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung handelt. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des Schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.

Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel

• die Überprüfung der Corporate Compliance,
• die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
• die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
• die Absicherung von Absprachen,
• die Sicherstellung des unternehmensweiten Informationskapitals.

Der Segen der E-Mail-Vorzüge kann auch sehr schnell zum Fluch werden. E-Mail wird immer mehr zum alleinigen Träger von Inhalt und nicht nur als Kommunikationsmittel. Mittels E-Mail werden mittlerweile ganze Geschäftsprozesse abgewickelt. Sie können unter Umständen auch Belege zur Buchführung und Rechnungslegung beinhalten, welche nur noch in der E-Mail zu finden sind. Solche Belege finden sich dann später nur noch in der E-Mail und nicht mehr im dafür vorgesehenen Archiv.

Die Gründe für eine Archivierung von E-Mails können also trotz dem Wegfall der rechtlichen Anforderung vielfältig sein. Jedoch müssen diese Gründe explizit gegenüber den daraus entstehenden Pflichten abgewogen werden. Die Kosten und Risiken für den Unterhalt und Pflege eines E-Mail Archivs mit den daraus entstehenden aktuellen und auch zukünftigen Verpflichtungen können dabei den ursprünglichen Nutzen sehr schnell überwiegen. Dabei sind nicht nur die Kosten für den technischen  Unterhalt der E-Mail Archivierung wie Speicher, Lizenz und Wartung gemeint. Mit der europaweiten Stärkung des Datenschutzes werden auch die Anforderungen an ein E-Mail Archiv wesentlich erhöht. Das uneingeschränkte Auskunftsrecht einer betroffenen Person ist nur eine solche Anforderung. Die Erfüllung aller Anforderungen aus dem geltenden und zukünftig geplanten Datenschutz ist somit bei der Abwägung einer E-Mail Archivlösung von Anfang an zu berücksichtigen. Die relativ einfache (meist technisch getriebene) Umsetzung einer E-Mail-Archivlösung kann damit sehr schnell mit den sehr hohen Anforderungen des Datenschutzes kollidieren!

Fortsetzung folgt

Daniel Spichty