E-Mail Archivierung: Richtungsweisendes Urteil des EGMR

Nach dem richtungsweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte (weitere Quellen am Schluss des Artikels) zum Thema “Private E-Mail Nutzung” dürfte klar sein, dass es zwingend ist, die E-Mail Nutzung im Unternehmen umfassend zu regeln (rechtlich, organisatorisch, technisch).

Hier die 10 wichtigsten “Anti Patterns” zur korrekten E-Mail Archivierung (oder: wie darf ich mich auf keinen Fall verhalten..):

  1. Lassen Sie Ihre IT Abteilung ein E-Mail Archivierungs-System durch die Hintertüre einführen, weil von einem SW-Anbieter eine Lizenz günstig erworben werden kann.
  2. Erlassen Sie über keinerlei Weisungen zur Verwendung von E-Mail und zur Aufbewahrung von E-Mails.
  3. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auf keinen Fall über die Archivierung von E-Mails. Lassen Sie alle über den Verwendungszweck der archivierten E-Mail im Unklaren.
  4. Lassen Sie die private Verwendung Ihrer E-Mail Infrastruktur uneingeschränkt zu. Ja ermuntern Sie die MA private E-Mails zu versenden und zu empfangen.
  5. Archivieren Sie sämtliche E-Mails aller Mitarbeiter permanent für mindestens 10 Jahre und überlegen Sie nicht, wie Sie diese später kassieren (löschen) können.
  6. Für den Desaster-Fall erstellen Sie Backup-Tapes, welche Sie gleich extern bei Ihrem Archiv-Anbieter für unbestimmte Zeit einlagern.
  7. Recyceln Sie E-Mail Adressen und vergessen Sie ein Identity Management System.
  8. Implementieren Sie eine «Google-Like»-Suche für das E-Mail Archiv.
  9. Lassen Sie zu, dass Ihre MA persönliche E-Mail-Archive unterhalten (z.B. MS PST-Container).
  10. Machen Sie sich keine Gedanken über die Integrität und Unveränderbarkeit der E-Mail Daten im Archiv.

Laden Sie die vollständige Präsentation von D. Spichty herunter:



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Auf der Website des KRM finden verschiedene Artikel zum Thema E-Mail Archivierung, wie auch in unserem Buch Information Governance.

E-Mail Management – Incidents mit teuren Konsequenzen

E-Mail Archivierung: Pflicht oder Kür? (Teil 1)

E-Mail Archivierung: Pflicht oder Kür? (Teil 2)

E-Mail Archivierung: Pflicht oder Kür? (Teil 3)

Möchten Sie die wichtigsten Informationen in geraffter Form?  Dann laden Sie die Präsentation von Daniel Spichty herunter!

 Weitere Quellen zum Entscheid:

 


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