Typische Fragestellungen der Information Governance
10. Februar 2015
Top Down oder Bottom up?
13. Februar 2015

Genügt ein Aktenplan bzw. Ordnungssystem?

Wozu, das wäre wohl die Anschlussfrage. Im klassischen Records und Dokumenten-Management werden Akten- oder Aufbewahrungspläne (Retention Schedule) als zentrales Element für die Beherrschung der Dokumente verstanden.  In der Information Governance ist ein Aufbewahrungsplan aber nur ein Baustein von vielen (unter GEVER heisst es Ordnungssystem). Durch die Fokussierung auf die Informationssicht sollte er nur noch dort eingesetzt werden, wo man es tatsächlich mit Records und Dokumenten im klassischen Sinn zu tun hat. Zudem sollten die wesentlichen Regeln des Lebenszyklus-Managements funktional in eine Geschäftsapplikation oder ein ECM-System integriert werden, um den Prozess zu automatisieren. Ansonsten bleibt der Aktenplan (Registraturplan) eine Liste mit blossen Referenzpunkten, die noch sehr viel manuelle Arbeit erfordert (Vernichtung am Ende des Lifecycle). Dieses Problem (fehlende funktionale Integration in ein System) ist zugleich der grösste Schwachpunkt oder Mangel von Aktenplänen und der Hauptgrund, weshalb ihre Durchsetzung oft so fragmentarisch bleibt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.