Records & Information Management (RIM)
Worum geht es?
Jede Organisation braucht zugewiesene Verantwortlichkeiten und eine effiziente Infrastruktur, um Geschäftsinformation über den ganzen Lebenszyklus gemäss dem Modell des Informationselefanten zu verwalten.
Die ordnungsgemässe Aufbewahrung und rechtzeitige Vernichtung von Geschäftsunterlagen ist nebst der gesetzlichen Pflicht zwingende Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung. Die systematische Aktenführung (Records Management, Dokumentenverwaltung) kann deshalb nicht dem Zufall überlassen bleiben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um digitale Dokumente oder Papierunterlagen handelt. Records & Information Management RIM) hat eine zentrale Bedeutung in der intensiv wachsenden digitalen Transformation und kann nur über eine klar organisierte Verantwortlichkeit gesteuert und gelenkt werden - insofern bildet RIM einen wesentlichen Faktor in einer unternehmensweiten Information Governance.
Unsere Dienstleistungen
- Wir beurteilen den Stand und die Reife Ihrer Records- und Dokumenten Management Aktivitäten aufgrund eines Assessments, das Ihnen hilft Ihre Defizite (gaps) zu identifizieren und entsprechende Handlungsmassnahmen abzuleiten
- Wir helfen Ihnen Ihr Records Management als Führungsaufgabe zu etablieren und gemäss der eigenen MATRIO-Methode® in ein Information Governance Konzept zu integrieren, inkl. Erarbeitung von Policies
- Wir übernehmen für Sie die Funktion des Records Management Koordinators (RIM as a Service, RIMaaS)
- Wir helfen beim Aufbau und Betrieb eines RIM oder Lifecycle Management Programms mit den nötigen Arbeitsinstrumenten (Aufbewahrungsplan, Aufbewahrungslisten, Retention Schedule und Taxonomien, Ordnungssysteme)
- Wir unterstützen Sie beim Aufbau (Dokumentation) der gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungsanforderungen (legal foundation) - dies nicht nur für die Schweiz, sondern auch nach Bedarf für mehrere Jurisdiktionen (international tätige Konzerne)
- Wir organisieren Veranstaltungen und interne Schulungen, um Ihre digitale Transformation in der Unternehmenskultur zu verankern (Change Management)
- Wir unterstützen die IT, Linienverantwortliche und das Management bei der Evaluation und dem Aufbau von Records-Management Systemen
- Wir dokumentieren Ihre Verarbeitungsabläufe und Datenhaltungen und unterstützen Sie beim Design neuer Architekturen (Verfahrensdokumentation)
- Wir prüfen und zertifizieren Records Management Anwendungen auf ihre Gesetzeskonfomität
- Wir bringen Ordnung in Ihre Datenbestände und unterstützen Sie beim Aufräumen von Daten und physischen Akten gem. unserm Service: Data Cleanup (systematische und nachhaltige Aussonderung von redundanten, abgelaufenen und trivialen Daten (ROT)
- Wir unterstützen Sie bei der GeBüV-konformen (Langzeit-) Archivierung (Trennung der Archivdaten von den führenden Systemen) -> Archivservices
