Daten und Records Management as a Service

Viele Organisationen verfügen nicht über die notwendigen Fachressourcen, um das Thema Daten- und Recordsmanagement ausreichend zu behandeln. Obwohl die Probleme oftmals bekannt sind (ungenügende Datenqualität, Redundanzen, unklare Rechtskonformität), ist die Zuständigkeit für diese Themen unklar. Es handelt sich weder um klassische IT-Themen, noch um eigentliche Fachthemen. Information Governance ist eine Führungsdisziplin, die leider meist keinen "Kümmerer" hat. Dies führt dazu, dass übergeordnete Themen in den Abteilungen abgehandelt werden, obwohl sie organisationsweit bearbeitet werden müssten. Hinzu kommt, dass das Fachwissen oftmals fehlt.

Wieso nicht einen Service einkaufen?

Das KRM kennt die erwähnten Themen seit Jahren und hat Erfahrung aus Projekten mit Organisationen aus allen Branchen und unterschiedlicher Grösse. Um die interne Kompetenz aufzubauen, bietet das KRM Serviceleistungen an, welche den Kunden befähigen, die notwendigen Aufgaben kompetent zu erledigen. Die Nutzen eines Services durch das KRM sind die folgenden:

  • Unmittelbarer Zugriff auf den grossen KRM Erfahrungsschatz
  • Know-how Transfer in die eigene Organisation
  • Aufbau der nötigen Kompetenzen in der Organisation
  • Kompetente Ansprechpartner von der technischen Ebene bis zum Verwaltungsrat (Board)
  • Sofortige Verfügbarkeit des Know-hows
  • Hohe Methodenkompetenz und standardisierte Verfahren (MATRIO Methode®)
  • Kostengünstig, da keine eigenen Personalressourcen aufgebaut werden müssen
  • Abdeckung aller Themenbereiche von der Technik bis in die strategische Information Governance
  • Produkte Know-how (ECM/DMS, Cloud, Signaturen, Workflows, Compliance Tech)

Inhalt der Services

Wir bauen die Services nach Ihren Wünschen, bieten im Grundausbau aber die folgenden Pakete an:

“Dokumenten- und Informationsmanagement”

Der RM Service für die „Dokumenten- und Informationsmanagement“ erbringt die folgenden Leistungen*.

  • Information Lifecycle Management für Informationsobjekte. In Abstimmung mit einem Aktenplan/Ordnungssystem werden für Records und Informationsobjekte die Lifecycles konzipiert und umgesetzt.
  • Digital Asset Management
  • Business Analyse für das Dokumentenmanagement inkl. Requirements Engineering Aufgaben (Erfassung und Dokumentation von Anforderungen mit gängigen Methoden wie z.B. Use Cases)
  • Erarbeiten von Migrationskonzepten
  • Allgemeine Beratungen für Information Governance.

“Records Management inkl. elektronische Archivierung“

Der RM Service für "Records Management inkl. elektronische Archivierung“ erbringt die folgenden Leistungen*.

  • Beratungsleistungen für Records Management Systeme und Architekturen im OAIS Standard
  • Prozessmodellierung und Prozessdokumentation mittels gängigen Methoden (UML oder BPMN)
  • Bereitstellen von technischem Know-how für Records Management- und Archivsysteme inkl. digitale Langzeitarchivsysteme nach OAIS
  • Bereitstellen von organisatorischem Know-how für Records Management (Rollen & Verantwortlichkeiten)
  • Erarbeitung von Richtlinien und Arbeitsanleitungen (Policies) inkl. Einführung
  • Erarbeitung von Arbeitsinstrumenten für das Lifecycle Management (Ordnungssysteme, Taxonomien, Klassifikationen, Retention Schedules, Ablagepläne (file plans), Registraturen
  • Produktevaluation und Ausschreibungen
  • Betriebskonzepte (mit Service-/Betriebspartnern)
  • Rechtliche Abklärungen und Compliance Beratung
  • Training und Awareness

"Customer Enabling"

Dieser Service beinhaltet die Aktivitäten, welche für die Transformation und den Knowledge Transfer notwendig sind. Es soll es dem Kunden ermöglichen, das gemeinsam erworbene Wissen, die Prozesse und die erarbeiteten Vorgaben in die interne Organisation zu integrieren*.

*Die Leistungsbeschreibung und detaillierte Definition des Inhalts findet während der Inbetriebnahme des Service statt.

Aufbau und Betrieb der Services

Der Service Setup und Betrieb der Services wird nach folgendem Modell durchgeführt: