RM und IG in Microsoft 365

Worum geht es?

Seit 2020 hat Microsoft die Compliance, Information Governance und Records Management Funktionen auf der M365 Plattform massiv ausgebaut. Ziel ist die Kontrolle und Steuerung der Daten, welche in der M365 Plattform entstehen und verwaltet werden. Dies umfasst die gängigen Office Produkte, schliesst aber auch Sharepoint, OneDrive, Teams, Yammer u.a.m ein.

Mit Einführung des neuen Lizenzmodells für Unternehmen M365 E5 sind diese erweiterten Security und Compliance Funktionen im Standardumfang enthalten. Jeder Microsoft Unternehmenskunde muss nun entscheiden, ob der Upgrade auf die E5 Lizenz sinnvoll ist und wie die Funktionen nutzbringend eingesetzt werden können.

Herausforderungen

  • Die neuen Compliance, IG und RM Funktionen sind umfangreich und erfordern Expertise in IG und RM => Das krm und infotechtion haben ein Workshop-Konzept und Schulungsunterlagen erarbeiten, damit Sie in kompakter Form die Funktionen verstehen und Nutzenpotential beurteilen können.
  • Bei der Beurteilung Kosten/Nutzen müssen die M365 Funktionen mit Alternativen verglichen werden und es muss definiert werden, ob z.B. bestehende Dokumentenablagen auf Filesystemen oder veraltete ECM/DMS Applikationen abgelöst werden können => Das krm und infotechtion haben Benchmark-Vergleich erstellt und bringen langjährige Erfahrung im IG/RM mit ein. 
  • Um Unternehmen den Einstieg zu erleichtern bieten wir Inhouse-Workshops an (vor-Ort oder bei Web-Meeting):

    • Überblick über M365 Compliance und die Funktionen im Kontext Information Governance und Records Management.
    • Technische Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für das Datenmanagement beim Einsatz von M365 Compliance im Unternehmen.
    • Abschätzen des Nutzenpotentials/Business Case und Einschränkungen für das eigene Unternehmen.
    • Erarbeitung einer Roadmap.

Unsere Dienstleistungen

Das krm bietet Ihnen den Inhouse-Workshop "Evaluation und Einführungsplanung von Microsoft M365 Information Governance und Records Management" an. Im Workshop werden folgende Themen adressiert:

  • Überblick über M365 Compliance und die Funktionen im Kontext Information Governance und Records Management.
  • Organisatorische und technische Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für das Datenmanagement beim Einsatz von M365 Compliance im Unternehmen.
  • Nutzenpotentials und Einschränkungen für das eigene Unternehmen.
  • Roadmap für die detaillierte Evaluation und Einführung

Folgende Fragestellungen werden im Workshops beantwortet:

M365 Compliance - Kosten und Nutzen

  • Was bietet Microsoft zum Thema Information Governance und Records Management?
  • Welchen Nutzen bietet M365 Compliance  und lohnt sich die Invesition in eine M365 E5 Lizenz?
  • Welche rechtlichen Rahmenbedingungen (u.a. Datenschutz) können mit M365 Compliance unterstützt werden?

M365 IG/RM im Kontext der Content Strategie der Organisation

  • Wie spielen die neuen Funktionen mit etablierten ECM/DMS Systemen zusammen?
  • Welche Rolle spielen andere Anbieter - welche Alternativen gibt es?
  • Können bestehende Dateiablagen oder veraltete DMS/Archivsysteme mit M365 abgelöst werden?
  • Welche Abhängigkeiten mit der Content Strategie der Organisation müssen beachtet werden?
  • Welche Lösungsansätze bietet M365 im Vergleich zu traditionellen ECM-Systemen und wie praxistauglich sind sie?
  • Wie geht man bei der Umsetzung vor?

Workshop M365

Das krm unterstützt Sie bei der Evaluation und Einführung der neuen Microsoft M365 Information Governance und Records Management Funktionen. Hierfür kooperieren wir  mit unserem Partnern infotechtion.com um Anwenderunternehmen bei der weltweiten Einführung von M365 Compliance zu unterstützen.

Das krm arbeiten mit infotechtion.com zusammen, welche in den USA, England und Nordeuropa umfangreiche Praxiserfahrungen bei der Einführung von Microsoft M365 IG und RM sammeln konnten. Der CEO Atle Skjekkeland beschreibt ein Kundenbeispiel:

Die Records-Management-Funktionen von Microsoft M365 SharePoint Online sind inzwischen ausgereift genug, um die Records-Management-Anforderungen der meisten grossen Unternehmen zu erfüllen, ohne auf IT-Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen zu müssen. Einer unserer globalen Kunden, der in einer stark regulierten Branche mit fast 40.000 Benutzern tätig ist, bewertete mehrere der führenden Content-Management-Systeme hinsichtlich des besten Ansatzes zur Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen in M365 und darüber hinaus. M365 E5 Information Protection & Governance war der klare Sieger, da es sich um die nativste und am stärksten integrierte aller Lösungen handelte. Dies ermöglicht "Compliance by Design" zur Einbettung der Compliance in die Microsoft-Cloud-Plattform. Die Benutzer arbeiten weiterhin mit Informationen (z. B. Kennzeichnen einer Datei als NDA, Geschäftsabläufe), und die M365 E5 Information Protection & Governance sorgt für Compliance, indem sie automatisch die richtige Aufbewahrung und Einordnung anwendet. Dies automatisiert das Records Management mit SharePoint Online und Datensatzetiketten.