Vereinfachung von Dokumentations- und Archivierungspflichten in Unternehmen

Semantics 2019: Wo KI Träume Realität werden
26. September 2019

Vereinfachung von Dokumentations- und Archivierungspflichten in Unternehmen

Zitat:

Bern, 27.09.2019 – Der Bundesrat hat am 27. September den Bericht «Abbau von Regulierungskosten. Lockerung von Dokumentations- und Archivierungsvorschriften» verabschiedet. Neben den laufenden Bemühungen des Bundes zum Abbau von Doppelspurigkeiten bei der Dokumentation und Archivierung präsentiert der Bundesrat in seinem Bericht bei 29 Vorschriften mögliche Lockerungen und Vereinfachungen zur administrativen Entlastung der Unternehmen.

Zusammenfassung des BR:

Der Nationalrat hat am 7. März 2017 das Postulat 15.3122 de Courten (Abbau von Regulierungskosten. Lockerung von Dokumentations- und Archivierungsvorschriften) angenommen. Das Postulat beauftragt den Bundesrat zu prüfen, wie Unternehmen von behördlichen Doku-mentations- und Archivierungsvorschriften durch Koordination und Datenaustausch unter den zuständigen kantonalen und Bundesbehörden entlastet werden können.Um eine Übersicht über bestehende Dokumentations-und Archivierungsvorschriften für Unternehmen auf Bundesebene zu erhalten, hat das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO imOktober 2017 eine Umfrage bei den Departementen durchgeführt. Gleichzeitig wurde nach Hinweisen zu allfälligem Potential zur Reduktion der Regulierungskosten gefragt.Im Rahmen der Umfrage haben die Bundesämter 194Dokumentations-und Archivierungsvorschriften gemeldet, wobei kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird. Bei 29Vor-schriften wurden mögliche Lockerungen oder Vereinfachungen vorgeschlagen.Neben den Ergebnissen derUmfrage beschreibt der vorliegende Bericht auch die laufenden Bemühungen des Bundes zum Abbau von Doppelspurigkeiten bei der Dokumentation und Archivierung.Die Datenpolitik des Bundesrates für die Schweiz kann hier ebenso einen Bei-trag leisten wie auch die gemeinsame Stammdatenbewirtschaftung, so dass eine mehrmalige Eingabe von Daten entfällt (Once-only Prinzip). Auch die Umsetzung der Motion 16.4011 (Digitalisierung. Keine Doppelspurigkeiten bei der Datenerhebung) verfolgt das Ziel, die Unternehmen durch den Abbau von Doppelspurigkeiten zu entlasten

Kommentar des KRM:

Bedeutung: Der Bericht basiert auf einem Postulat (Postulat 15.3122 de Courten). darin wird er aufgefordert “Das Postulat beauftragt den Bundesrat zu prüfen, wie Unternehmen von behördlichen Dokumentations- und Archivierungsvorschriften durch Koordination und Datenaustausch unter den zuständigen kantonalen und Bundesbehörden entlastet werden können.”

Der Bundesrat hat den Auftrag etwas weiter gefasst und eine Analyse in der Bundesverwaltung beauftragt. Die Amtsstellen sollten das Optimierungspotenzial prüfen und Vorschläge zur Vereinfachung des Behördenverkehrs (intern wie extern) einreichen. Daraus ergab sich eine Sammlung von Vorschriften, welche aus Sicht der Ämter angepasst werden könnten.

Es erstaunt nicht, dass Unternehmen nur sehr beschränkt davon profitieren werden, denn 95% des Geschäftsverkehrs können dank der GeBüV bereits heute elektronisch abgewickelt werden.

Einzig im Bereich der Steuern ergibt sich noch ein geringen Potenzial für Verbesserungen, gleiches gilt für branchenspezifische Vorgaben, explizit erwähnt wurde hier das Gesundheitswesen.

Das grösste Potenzial dürfte aber das Stammdaten-Management bieten. Die Mehrfacherfassung ist in der Bundesverwaltung eines der zentralen Probleme, welches zu Qualitätsproblemen führt und einen enormen Pflegeaufwand verursacht. Richtigerweise setzt der Bundesrat deshalb auf die Karte “Once-Only”. Auszug aus dem Originaltext:

Die gemeinsame Bewirtschaftung der Stammdaten ermöglicht, dass Bevölkerung und Unternehmen der Verwaltung ihre Daten nur einmal angeben müssen. Bevölkerung und Unternehmen geniessen zudem eine höhere Transparenz über ihre persönlichen Daten, dasie verfolgen können, welche Behörde ihre Daten abgefragt hat. Behörden ihrerseits können Leistungen schneller, effizienter und in besserer Qualität erbringen. Daten können medienbruchfrei und in hoher Qualität ausgetauscht werden. Once-Only ermöglicht auch den engen Wissensaustausch und die Kollaboration zwischen Verwaltungsstellen.

Dem würden wir vorbehaltlos zustimmen. was für den Bund gilt, gilt auch für jede andere Organisation. Doch  das Once-only Prinzip  umzusetzen ist eine  grosse Herausforderung. Das Bereinigen von Stammdaten kann nur mittels modernen KI Werkzeugen geschehen. Graph Datenbanken und  Semantischen Technologien sind dabei ein Muss.  Wie sich solche Stammdaten bereinigen lassen, beschreiben wir u.a. in unserem Whitepaper zum Thema “Datenbereinigung mit semantischen Technologien”.

Bericht des Bundesrats

 


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