E-Mail Archivierung: Richtungsweisendes Urteil des EGMR

Nach dem richtungsweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte (weitere Quellen am Schluss des Artikels) zum Thema „Private E-Mail Nutzung“ dürfte klar sein, dass es zwingend ist, die E-Mail Nutzung im Unternehmen umfassend zu regeln (rechtlich, organisatorisch, technisch).

Hier die 10 wichtigsten „Anti Patterns“ zur korrekten E-Mail Archivierung (oder: wie darf ich mich auf keinen Fall verhalten..):

  1. Lassen Sie Ihre IT Abteilung ein E-Mail Archivierungs-System durch die Hintertüre einführen, weil von einem SW-Anbieter eine Lizenz günstig erworben werden kann.
  2. Erlassen Sie keine Weisungen zur Verwendung von E-Mail und zur Aufbewahrung von E-Mails.
  3. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auf keinen Fall über die Archivierung von E-Mails. Lassen Sie alle über den Verwendungszweck der archivierten E-Mail im Unklaren.
  4. Lassen Sie die private Verwendung Ihrer E-Mail Infrastruktur uneingeschränkt zu. Ja ermuntern Sie die MA private E-Mails zu versenden und zu empfangen.
  5. Archivieren Sie sämtliche E-Mails aller Mitarbeiter permanent für mindestens 10 Jahre und überlegen Sie nicht, wie Sie diese später kassieren (löschen) können.
  6. Für den Desaster-Fall erstellen Sie Backup-Tapes, welche Sie gleich extern bei Ihrem Archiv-Anbieter für unbestimmte Zeit einlagern.
  7. Recyceln Sie E-Mail Adressen und vergessen Sie ein Identity Management System.
  8. Implementieren Sie eine «Google-Like»-Suche für das E-Mail Archiv.
  9. Lassen Sie zu, dass Ihre MA persönliche E-Mail-Archive unterhalten (z.B. MS PST-Container).
  10. Machen Sie sich keine Gedanken über die Integrität und Unveränderbarkeit der E-Mail Daten im Archiv.

Laden Sie die vollständige Präsentation von D. Spichty herunter:




    Auf der Website des KRM finden verschiedene Artikel zum Thema E-Mail Archivierung, wie auch in unserem Buch Information Governance.

    http://informationgovernance.ch/e-mail-management-incidents-mit-teuren-konsequenzen/

    http://informationgovernance.ch/e-mail-archivierung-pflicht-oder-kuer-teil-1/

    http://informationgovernance.ch/e-mail-archivierung-pflicht-oder-kuer-teil-2/

    http://informationgovernance.ch/e-mail-archivierung-pflicht-oder-kuer-teil-3/

    Möchten Sie die wichtigsten Informationen in geraffter Form?  Dann laden Sie die Präsentation von Daniel Spichty herunter!

     Weitere Quellen zum Entscheid:

     

    0 Kommentare

    Einen Kommentar abschicken

    Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

    Ähnliche Beiträge

    Der Angriff auf die GeBüV – ein Lehrstück in 2 Akten  (Akt 1: Wie man mit eigennutzorientierten Partikularinteressen den Gesetzgebungsapparat zu Lasten der Steuerzahler beschäftigt)

    Der Angriff auf die GeBüV – ein Lehrstück in 2 Akten  (Akt 1: Wie man mit eigennutzorientierten Partikularinteressen den Gesetzgebungsapparat zu Lasten der Steuerzahler beschäftigt)

    Jede/r von uns hat sich vermutlich schon einmal darüber Gedanken gemacht, welche mehr oder weniger sinnvollen Vorstösse im Parlament eingebracht werden und welche Motivation dahinter steckt. Man ist sicher gewohnt, dass auf lokaler Ebene partikulare Interessen mit...

    mehr lesen