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Elektronische Rechnungen ohne Elektronische Signatur möglich?

Laden Sie unser Whitepaper zum Thema herunter (Stand 4.2017): 


Wie wir bereits angekündigt hatten, lässt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) seit 1.1.17 auch elektronische Rechnungen zu, die nicht digital signiert wurden. Die entsprechende Mitteilung ist auf der Website der eidgenössischen Steuerbehörde zu finden (Link).

Volltext:

Der elektronische Geschäftsverkehr EGV: Keine Pflicht zur digitalen Signatur

Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit kann der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit aber auch dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind. Die Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.

Erläuterung:

Die Mitteilung ist relativ kurz und überlässt dem Steuerpflichtigen die Interpretation. Bis jetzt war es zwingend notwendig, elektronisch verschickte Rechnungen mit einer anerkannten elektronischen Signatur (gemäss ElDI-V) zu versehen (vertiefte Informationen und die Antworten dazu finden sich sowohl auf der Website der Steuerbehörde wie auch in unserem Praxisleitfaden). In der Mitteilung wird speziell auf die Ordnungsmässigkeit der Buchführung verwiesen. Im revidierten MWSTG wurde der Grundsatz der Beweismittelfreiheit eingefügt, d.h. der Steuerpflichtige kann die Mittel weitgehend selbst wählen, wie er die Ordnungsmässigkeitsanforderungen erfüllen will. Diese ergibt sich sowohl aus den spezifischen Vorschriften der ElDI-V, aber auch aus Lehre und Praxis zu den Aufbewahrungsvorschriften.

Was bedeutet Ordnungsmässigkeit nun im Kontext E-Rechnung?

Die Anforderungen bleiben hoch. Ein einfaches Versenden von PDF-Rechnungen wird wie bis anhin die gesetzlichen Vorschriften NICHT erfüllen!

Art. 122 der MWSTV verlangt nach wie vor:

Grundsatz 
(von Art. 70 Abs. 4 MWSTG)

1 Elektronisch oder in vergleichbarer Weise übermittelte und aufbewahrte Daten und Informationen, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, haben die gleiche Beweiskraft wie Daten und Informationen, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

a.  Nachweis des Ursprungs;

b.  Nachweis der Integrität;

c. Nichtabstreitbarkeit des Versands.

2 Besondere gesetzliche Bestimmungen, welche die Übermittlung oder Aufbewahrung der genannten Daten und Informationen in einer besonderen Form vorschreiben, bleiben vorbehalten.

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für den Steuerpflichtigen?

Grundsätzlich bleiben die hohen Anforderungen der Steuerbehörde bestehen. Will der Steuerpflichtige sicherstellen, dass die Anforderungen des Gesetzes erfüllt sind, kann er nach wie vor die elektronische Signatur einsetzen. Will er dies nicht (mehr) tun, dann muss er mit anderen Mitteln sicherstellen, dass die folgenden Anforderungen (kumulativ) erfüllt sind:

  • Der Absender muss eindeutig identifizierbar sein, die Integrität der Daten muss sichergestellt werden und die Nichtabstreitbarkeit des Versands sollte auch gewährleistet sein,
  • die Rechnung muss inhaltlich sämtliche Anforderungen gemäss MWSTG, MWSTV und ElDI-V erfüllen,
  • die Transaktion muss so abgesichert werden, dass die Ordnungsmässigkeitsanforderungen über den ganzen Lebenszyklus (von der Erstellung bis zur Vernichtung) erfüllt sind,
  • der Prozess der Rechnungserstellung wie auch der Rechnungsprüfung muss jederzeit nachvollzogen werden können.

E-Rechnungen sind Belege und müssen (wie jeder andere Beleg auch) gemäss GeBüV unveränderbar archiviert werden. Für die Steuerprüfung muss  sichergestellt werden, dass der Überprüfungsprozess protokolliert wurde. E-Rechnungen sollten deshalb nach der Signaturprüfung sofort unveränderbar archiviert werden. Das Protokoll der Signaturprüfung muss ebenfalls mit archiviert werden.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre elektronische Rechnungsverabeitung oder -angebot mit den gesetzlichen Vorschriften im Einklang steht, dann bietet das KRM die Prüfung und optional auch die Zertifizierung ihrer Lösung oder ihres Produkts an. Weitere Informationen erhalten Sie hier.


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3 Comments

  1. Am 21. März führte die Swico in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Records Management (KRM) in Zürich ein halbtägiges Seminar mit dem Titel «Elektronische Rechnung – rechtsfonform!» durch.

    Nach der Ende 2016 bekannt gewordenen Praxisänderung der Eidgenössischen Steuerverwaltung («Keine Pflicht zur digitalen Unterschrift») gehören diesbezügliche Kundenanfragen zu den ‘hot topics’ im ECM-Umfeld.
    Kunden erwarten, dass Anbieter in groben Zügen zu Auflagen und best practices beraten können (so wie das i.d.R. der Fall ist, wenn über Umsetzungsvarianten der ordnungsgemässen Aufbewahrung von Dokumenten diskutiert wird). Das Fachwissen bei Anbietern ist aber – wie im Markt generell – noch tief.

    Die pragmatisch gehaltenen Vorträge und Fallbeispiel der Herren Wildhaber, Neuenschwander, Hagmann und Burgwinkel gaben sehr gute Inputs, die direkt in die Beratung übernommen werden können.

    Die durch Hr. Niederberger dargelegte Einführung in Erwartungshaltung und Denke der eidgenössischen Steuerverwaltung gab der Veranstaltung einen besonderen Praxis-‘Kick’.

    Die gute Stimmung, die intensiven Gespräche und Networking im besten Sinne während des Apéro riche waren Ausdruck eines sehr gelungenen und mit gegen 50 Teilnehmern gut besuchten Anlasses.

    Vielen Dank an die Spezialisten des KRM-Teams!

    Caspar Steiner
    iXenso Schweiz AG

  2. Vogt Erich sagt:

    Hier ist ein klassischer Fall von Ungleichbehandlung vom papierbasierten Verfahren gegenüber dem elektronischen Verfahren.
    Wie soll bei einer Papierrechnung / -Beleg die «NICHTABSTREITBARKEIT» des Versandes gegeben sein, respektive geprüft werden.
    Wie soll der «Nachweis der Integrität» erbracht werden?
    Und zu guter letzt der «Nachweis des Ursprungs»?

    Alle drei Punkte sind bei einem Papierbeleg durch einen Laien wesentlich einfacher zu manipulieren als bei einem PDF zum Beispiel.
    Ein guter Digitalkopierer (heute eigentlich alle) reicht aus um problemlos aus mehreren Schnippseln diverser Belege einen neuen „Originalbeleg“ zu erstellen.

    Da sehr viele Geschäftspapiere heute ebenfalls nicht mehr von einer Druckerei erstellt werden (Das Logo und weitere Grunddaten der Firma) sondern auch diese Elemente direkt mit dem Bürodrucker mitgedruckt werden gibt es keinen Unterschied zum „selbstgebastelten“ Ausdruck oder der Kopie aus dem eignen Bürodrucker.

    Über die technischen Details zur „Fälschung“ und/oder Manipulation sowohl auf der elektronischen wie auch auf der analogen (Papierbasierten) Seite liessen sich Bände schreiben.

    Wenn man einen zertifizierten Prozess verwendet (und dieser umfassend ist und auch eingehalten wird) ist es auf der elektronischen Seite nahezu unmöglich einen Beleg unbemerkt zu manipulieren.
    Auf der Papierseite ist es immer noch Problemlos möglich.

    Auch Herrn Niederberger von der Steuerverwaltung sind diese Fakten absolut bekannt – ich habe ihn bereits im Jahr 2005 darauf aufmerksam gemacht.
    An dieser Faktenlage hat sich seit dem nichts verändert.

    • Bruno Wildhaber sagt:

      Diese Betrachtung wird immer wieder ins Feld geführt. Allerdings ist Ungleichbehandlung hier der falsche Ausdruck, denn es geht nicht um Vor- und Nachteile bestimmter Formen von Rechnungen. Durch den Grundsatz der Beweismittelfreiheit hat sich das Thema relativiert. Tatsache ist jedoch, dass sich das Bedrohungsszenario bei E-Rechnungen völlig vom papierbezogenen unterscheidet. Die heutige Bedrohungslage zeigt heute eigentlich das, was wir ende der Neunziger skizziert hatten und weshalb die ElDi-V so war, wie sie war. Wesentlich ist jedoch, dass sich die Risikosituation bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung völlig anders darstellt. Es geht hier nämlich nicht um die Manipulation von einzelnen Rechnungen, die auf einem einigermassen als sicher geltenden Kanal verschickt werden, sondern um den unkontrollierten Massenversand beliebiger Typen und Formate mit teilweise direkter Einspeisung in die Empfängersysteme. Die aktuelle Bedrohungslage zeigt, dass heute bereits signierte Rechnungen angegriffen werden. Das ist nur elektronisch mit vernünftigem Aufwand möglich. Hier geht es banal um „Crime as a Business“ und um den Ertrag, der damit zu erzielen ist. Das ist keine „Entweder oder“ Betrachtung sondern eine reale Beurteilung der Bedrohungssituation. Im übrigen prüfen wir bei der Zertifizierung von Kreditoren-Workflows die gesamte Prüfkette und beurteilen auch das IKS zur gesamten Rechnungsverarbeitung.

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